Приложения

Приложение к распоряжению администрации города от 30.06.2009 №903-р

ПОРЯДОК РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА НИЖНЕВАРТОВСКА

I. Общие положения 1.1. Порядок работы с обращениями граждан в администрации города Нижневартовска (далее – Порядок) определяет последовательность действий при рассмотрении обращений граждан, правила ведения делопроизводства по обращениям граждан, поступающих в адрес Главы города, администрации города, заместителей Главы города, управляющего делами администрации города, руководителей структурных подразделений администрации города, а также осуществление контроля за соблюдением Порядка. 1.2. Рассмотрение обращений граждан в администрации города осуществляется в соответствии: - с Конституцией Российской Федерации; - с Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"; - с Уставом города и другими муниципальными правовыми актами, в т.ч. Регламентом работы администрации города, Инструкцией по делопроизводству в администрации города. 1.3. В администрации города рассматриваются обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции Главы города, администрации города, в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, законами Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и Уставом города. II. Приём и регистрация письменных обращений граждан 2.1. Письменные обращения граждан могут быть доставлены лично, через представителей, почтовым отправлением, по факсимильной связи на официальные номера факсов для приёма письменных обращений в отдел по обращениям граждан администрации города, в электронном виде на официальный сайт администрации и Думы города в сети "Интернет" по адресам, указанным в приложении 1 к настоящему Порядку. 2.2. Письменные обращения граждан в адрес Главы города, администрации города, заместителей Главы города, управляющего делами администрации города, поступающие непосредственно от граждан, принимаются и регистрируются в отделе по обращениям граждан администрации города. 2.3. Письменные обращения граждан, поступившие в канцелярию отдела делопроизводства и контроля администрации города, передаются для регистрации в отдел по обращениям граждан администрации города. 2.4. Письменные обращения граждан в адрес руководителей структурных подразделений администрации города принимаются и регистрируются в соответствующих структурных подразделениях администрации города специалистами, ответственными за ведение делопроизводства. 2.5. По просьбе обратившегося гражданина ему выдаётся уведомление о получении письменного обращения. Примерная форма уведомления о получении письменного обращения приведена в приложении 2 к настоящему Порядку. 2.6. Если к письменному обращению прилагаются подлинные документы, удостоверяющие личность (паспорт, свидетельство, удостоверения и другие документы), с них снимаются копии, оригиналы возвращаются непосредственно гражданину или отправляются заказным письмом по указанному в обращении адресу. 2.7. Если обращение поступило повторно, делается отметка о повторном поступлении обращения и к нему приобщаются копии материалов предыдущих обращений. 2.8. При поступлении дубликата обращения делается отметка о его поступлении. Дубликат обращения приобщается к материалам обращения. 2.9. Регистрация письменных обращений граждан производится путём присвоения порядкового номера каждому поступившему обращению в течение трёх дней с момента их поступления. На лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу письменного обращения проставляется регистрационный штамп. В случае, если место, предназначенное для регистрационного штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение. 2.10. Специалист отдела по обращениям граждан администрации города или специалист, ответственный за делопроизводство по обращениям граждан в структурном подразделении администрации города, при прочтении письменного обращения проверяет правильность адресования обращения, выявляет поставленные в обращении вопросы, определяет тематику и тип вопросов, проверяет историю обращения гражданина на повторность, при необходимости сопоставляет с находящейся в архиве перепиской, заносит необходимую информацию об обращении в специальную базу данных "Обращения граждан" системы электронного документооборота и делопроизводства в администрации города, заполняет рубрикатор и вводит аннотацию обращения (аннотация должна быть чёткой, краткой и отражать содержание вопросов, поставленных в обращении), заводит карточку обращения. 2.11. Обращение гражданина, ошибочно поступившее в администрацию го­рода, направляется отделом по обращениям граждан администрации города по указанному в обращении адресу с сопроводительным письмом, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения. 2.12. Обращение гражданина, ошибочно поступившее в структурное подразделение администрации города, направляется специалистом, ответственным за ведение делопроизводства в соответствующем структурном подразделении, по указанному в обращении адресу с сопроводительным письмом, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения. III. Направление обращения на рассмотрение должностному лицу 3.1. После регистрации обращение гражданина вместе с карточкой передаётся Главе города, заместителям Главы города, управляющему делами администрации города, руководителям структурных подразделений администрации города для рассмотрения, определения исполнителя и нанесения поручения по обращению в тот же день или на следующий рабочий день. Срок для определения исполнителей и нанесения поручений по обращению не может превышать 7 дней, которые входят в основной (30 дней) срок рассмотрения обращения со дня его регистрации. В поручении указываются фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, дата и подпись. 3.2. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Главы города и администрации города, направляется отделом по обращениям граждан администрации города (специалистом, ответственным за делопроизводство по обращениям граждан в соответствующем структурном подразделении администрации города) в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом, принявшим решение о направле­нии обращения по компетенции. Уведомление гражданину о переадресации обращения направляется отделом по обращениям граждан администрации города (соответствующим структурным подразделением администрации города), после чего письменное обращение снимается с контроля. 3.3. В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копии обращения, прилагаемых к нему документов и материалов направляются отделом по обращениям граждан администрации города в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов. Подготовка необходимого количества копий осуществляется отделом по обращениям граждан администрации города (соответствующим структурным подразделением администрации города). IV. Рассмотрение обращений граждан в администрации города и структурных подразделениях администрации города 4.1. Должностное лицо (Глава города, заместители Главы города, управляющий делами администрации города, руководители структурных подразделений администрации города) при рассмотрении обращения: - обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, при необходимости, с участием гражданина, направившего обраще­ние; - в случаях, предусмотренных федеральным законодательством, запра­шивает необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в государственных органах, органах местного самоуправления и у должностных лиц по компетенции; - обеспечивает подготовку письменного ответа по существу поставлен­ных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в статье 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года №59-ФЗ "О порядке рассмотрения об­ращений граждан Российской Федерации". 4.2. Обращение граждан рассматривается не более 30 дней со дня регистрации обращения, если не установлен более короткий срок рассмотрения обращения. 4.3. В установленный 30-дневный срок входит время на визирование (определение исполнителей и нанесение поручений), рассмотрение обращения по существу, подготовку текста ответа, его возможное согласование, подписание и направление ответа гражданину. 4.4. Глава города, заместители Главы города, управляющий делами администрации города, руководители структурных подразделений администрации города вправе устанавливать сокращённые сроки рассмотрения обращений граждан. 4.5. Право продления срока рассмотрения обращения, предусмотренного Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", предоставляется Главе города, заместителям Главы города, управляющему делами администрации города или руководителю структурного подразделения администрации города, по поручению которого рассматривается обращение, но не более чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения обращения гражданин уведомляется письменно. 4.6. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения исполнитель готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока рассмотрения обращения и представляет её должностному лицу, по поручению которого рассматривается обращение. 4.7. На основании служебной записки должностным лицом принимается решение о продлении срока рассмотрения обращения. Если контроль за рассмотрением обращения установлен государственным органом, исполнитель обязан за 3 дня до окончания срока рассмотрения обращения согласовать продление срока. V. Оформление ответов на обращения граждан 5.1. Ответы на обращения подписывают Глава города, заместители Главы города, управляющий делами администрации города либо должностные лица, которым поручено рассмотрение обращения в порядке служебного поручения. 5.2. Ответы на обращения, поступившие в структурные подразделения администрации города, подписывают их руководители. 5.3. Ответы в государственные органы и органы местного самоуправления о рассмотрении обращений подписывают Глава города, заместители Главы города и управляющий делами администрации города в соответствии с распределением обязанностей. 5.4. Подготовку ответа обеспечивает руководитель структурного подразделения администрации города (должностное лицо) в соответствии с поручением по обращению. В случае, если в поручении указано несколько исполнителей (должностных лиц), ответственным исполнителем считается должностное лицо, указанное первым в поручении по обращению. Ответ на обращение готовит основной исполнитель, указанный в поручении первым. 5.5. Ответ на коллективное обращение направляется по почтовому адресу гражданина, указанного в обращении первым, если в обращении не указан иной адресат для ответа. Ответ на обращение, поступившее по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении и в пресс-службу управления по информационной политике администрации города для публикации на официальном сайте администрации и Думы города в сети "Интернет" без указания персональных данных автора письма. 5.6. Подлинники обращений в государственные органы возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме. 5.7. Если на обращение дается промежуточный ответ, в нём указывается срок подготовки окончательного ответа. 5.8. Текст ответа должен излагаться чётко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в обращении вопросы. При подтвержде­нии фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты по обращению гражданина. 5.9. Обращение гражданина считается рассмотренным, если дан письменный ответ заявителю по существу поставленных в обращении вопросов. 5.10. После завершения рассмотрения обращения, поступившего в адрес Главы города, администрации города, заместителей Главы города, управляющего делами администрации города, копия ответа и материалы, относящиеся к рассмотрению обращения, передаются в отдел по обращениям граждан администрации города. 5.11. Специалист отдела по обращениям граждан администрации города проверяет ответ на обращение, поступившее в адрес Главы города, администрации города, заместителей Главы города, управляющего делами администрации города, на соответствие требованиям настоящего Порядка. 5.12. Специалист, ответственный за ведение делопроизводства в соответствующем структурном подразделении администрации города, проверяет ответ на обращение, поступившее в адрес руководителя структурного подразделения администрации города, на соответствие требованиям настоящего Порядка. Документы, не соответствующие требованиям настоящего Порядка, возвращаются исполнителю для доработки. 5.13. Ответы на обращения граждан оформляются в соответствии с порядком, установленным Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Инструкцией по делопроизводству в администрации города, и должны содержать дату и регистрационный номер документа, фамилию и инициалы гражданина, его почтовый адрес, текст документа (ответы на поставленные вопросы), наименование должности лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилию, подпись; инициалы, фамилию и номер телефона исполнителя. 5.14. Итоговое оформление обращений граждан и материалов по их рассмотрению для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в администрации города. VI. Личный приём граждан 6.1. Личный приём граждан Главой города, заместителями Главы города, управляющим делами администрации города проводится в соответствии с графиком, утверждённым Главой города. 6.2. Личный приём граждан руководителями структурных подразделений администрации города проводится в соответствии с утверждёнными графиками личного приёма граждан. 6.3. Отдел по обращениям граждан администрации города в рамках организации личного приёма граждан Главой города, заместителями Главы города, управляющим делами администрации города осуществляет: - оказание консультативно-правовой помощи гражданам; - предварительную запись на личный приём к Главе города, заместителям Главы города, управляющему делами администрации города; - документальное обеспечение личного приёма граждан Главы города, заместителей Главы города, управляющего делами администрации города (составление карточки личного приёма, подборку материалов по предыдущим обращениям при повторном обращении граждан, внесение информации по обращениям граждан на личный приём в систему электронного документооборота и делопроизводства администрации города); - делопроизводство по обращениям граждан на личный приём к Главе города, заместителям Главы города и управляющему делами администрации города; - контроль за соблюдением Порядка и сроков рассмотрения обращений граждан, поступивших в ходе проведения личного приёма граждан. Устные обращения граждан на личный приём подлежат регистрации путём составления карточки личного приёма гражданина. Примерная форма карточки личного приёма гражданина приведена в приложении 3 к настоящему Порядку. 6.4. Организацию проведения личного приёма граждан руководителями структурных подразделений администрации города осуществляют лица, ответственные за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях администрации города. 6.5. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приёма гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приёма, о чём делается запись в карточке личного приёма гражданина. В остальных случаях даётся письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов. 6.6. В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию должностного лица, проводившего приём, гражданину даётся разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться. 6.7. В ходе личного приёма гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов. 6.8. Письменное обращение, принятое в ходе личного приёма Главы города, заместителей Главы города, управляющего делами администрации города, подлежит регистрации в отделе по обращениям граждан администрации города и рассмотрению в порядке, установленном Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". 6.9. Письменное обращение, принятое в ходе личного приёма руководителей структурных подразделений администрации города, подлежит регистрации в соответствующем структурном подразделении администрации города и рассмотрению в порядке, установленном Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". 6.10. Рассмотрение устного обращения считается завершённым, когда гра­жданину дан устный ответ (по его согласию) или направлен письменный ответ в порядке, установленном Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". VII. Контроль за соблюдением Порядка работы с обращениями граждан 7.1. Контроль за соблюдением Порядка работы с обращениями граждан в администрации города в соответствии с требованиями, установленными Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" возлагается на управляющего делами администрации города. 7.2. Организация делопроизводства по обращениям граждан и контроля за своевременным, объективным и полным рассмотрением обращений граждан, поступивших Главе города, заместителям Главы города, управляющему делами администрации города и в администрацию города, осуществляется отделом по обращениям граждан администрации города. 7.3. Организация делопроизводства по обращениям граждан и контроля за своевременным, объективным и полным рассмотрением обращений граждан в структурных подразделениях администрации города осуществляется их руководителями.